Niente panico. Ci sono alcune cose molto semplici che puoi e dovresti fare.

Hai un addetto alla reception o una guardia che sorveglia la porta d’ingresso, un sistema di allarme di notte, un software antivirus che protegge i tuoi computer e un firewall che protegge i tuoi server. Va tutto bene tranne una cosa. Hai appena mandato il tuo staff a lavorare da casa. Non puoi lasciare che le tue informazioni aziendali, inclusi alcuni dati con requisiti di conformità che devono essere protetti, vengano esposte a Internet. Non esporre la tua azienda, i tuoi dipendenti o i tuoi clienti a pirati di Internet e truffatori o peggio. Se ti sei improvvisamente trovato in questa posizione, valuta la possibilità di fornire ai tuoi dipendenti questi strumenti di base per consentire loro di lavorare in sicurezza da casa.

Viviamo in un’epoca in cui il livello di rischio per le nostre informazioni riservate cresce ogni giorno di più. La necessità di salvaguardare le comunicazioni digitali pone un enorme fardello su un’azienda e richiede una diligenza costante per mitigare questi rischi in continua evoluzione. Durante un evento Black-Swan come la diffusione di COVID-19, in cui sei costretto a prendere una decisione critica come mandare il tuo staff a casa con solo pochi giorni di preavviso, è fondamentale non abbassare la guardia. L’utilizzo di un’applicazione di posta elettronica crittografata sicura è la prima linea per evitare rischi per la tua azienda.

La crittografia delle e-mail è un must

Hai bisogno di un’applicazione che tutto il tuo team possa utilizzare in modo sicuro, semplice e conveniente. Non hai tempo per sessioni di allenamento prolungate o per scoprire chi ha quali capacità a casa. Hai bisogno di un prodotto che sia facile da installare, facile da usare e altamente flessibile, inclusa un’app mobile compatibile. Se invierai e-mail sicure a clienti, fornitori o altri al di fuori della tua azienda, avrai bisogno di un’applicazione che ti consenta di inviare un’e-mail crittografata ai destinatari per acquistare l’applicazione per ricevere un’e-mail sicura.

Dai un’occhiata a Send_It_Secure di Protected Trust https://envoy.protectedtrust.com/ La loro prova gratuita viene estesa a 30 giorni durante questa crisi senza ulteriori impegni finanziari necessari. Le tariffe di gruppo sono disponibili se decidi di continuare a utilizzarle in futuro.

Comunicazioni di squadra

Comunicare con il team dei dipendenti nel modo più semplice e trasparente possibile aiuta a mantenere il team concentrato e motivato, anche quando si lavora da remoto. Esistono diversi prodotti sul mercato che forniscono messaggi di testo e chat di gruppo, videoconferenze, pianificazione e conduzione di riunioni di team online e collaborazione e condivisione di file. Per mantenere le cose il più semplici possibile per i dipendenti che si sono appena abituati a lavorare in remoto, combinare queste funzionalità in un’unica applicazione facile da usare eliminerà molti grattacapi e farà tornare il tuo team al lavoro rapidamente. L’applicazione Microsoft Teams è un buon modo per farlo. Ci sono alcune commissioni minime anticipate, ma sono piccole se sei in grado di mantenere la produttività dei tuoi dipendenti.

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Cambiamento culturale

Ai dipendenti piace lavorare da casa e vedono la possibilità di farlo in qualsiasi momento come un vantaggio. Niente traffico, niente benzina e lavora in pigiama se vuoi. Quindi finiscono il loro primo giorno di lavoro remoto e aggiungono presto che la loro lista può cambiare. Nessun ufficio tranquillo, nessuna fuga dai ragazzi, nessun pranzo di lavoro, perdita di contatti con i colleghi e ritardi nello svolgere il loro lavoro perché non possono semplicemente camminare lungo il corridoio per fare una domanda al capo. Ammettiamolo, le persone hanno anche molti motivi per cui piace lavorare dall’ufficio. I tuoi dipendenti potrebbero essere sotto shock culturale. Alcuni possono gestirlo e lo vedranno come un vantaggio, altri no.

Lavorare con dipendenti remoti è anche un cambiamento culturale per i manager. Riesci a gestire un’attività senza la possibilità di vedere le dita dei tuoi dipendenti scorrere sulla tastiera? Molti manager sono “Old School” e hanno maggiori problemi con il cambiamento culturale rispetto ai loro dipendenti. Gran parte del cambiamento è nella mentalità del manager. https://paulemcmahon.wordpress.com/2020/03/15/6-tips-in-10-minutes-for-successful-working-from-home/

Consiglio un libro intitolato “Virtual Project Management” di Paul McMahon. È stato scritto per i gestori di software, ma ha un’ampia applicazione in qualsiasi ambiente virtuale. www.pemsystems.com

Ci sono molte ragioni per credere che i giorni in cui si lavorava in alte torri di uffici siano finiti. Ciò che l’11 settembre non ha realizzato, la pandemia del 2020 potrebbe. Certo, riconosco che ci sono lavori che non possono essere svolti da remoto … ma molti di loro sì. I costi generali per la gestione della maggior parte degli uffici, l’affitto, l’elettricità, le pulizie, le assicurazioni scompaiono quando chiudi le porte e lasci che i tuoi dipendenti lavorino da casa. La riduzione dei costi generali è spesso un buon compromesso per la percezione della mancanza di controllo sui dipendenti. Usa la situazione attuale per provare a lavorare in remoto con il tuo team di dipendenti. Potresti essere piacevolmente sorpreso.

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